Wat moet er allemaal gebeuren om straks uw nieuwe pensioenregeling uit te voeren?

2. Hoorrecht

Omdat pensioen een arbeidsvoorwaarde is, zijn in eerste instantie de werkgever en de vakorganisaties aan zet om de nieuwe pensioenregeling vorm te geven. De keuzes die sociale partners maken, hebben ook gevolgen voor pensioenontvangers en premievrije polishouders. Bijvoorbeeld als het gaat om de wijze waarop wordt omgegaan met de opgebouwde pensioenen en de contractkeuze. Zij zitten niet aan tafel, maar hun belangen worden wel meegenomen in de afspraken die sociale partners maken. Wettelijk is namelijk bepaald dat de overgang naar de nieuwe pensioenregeling voor alle deelnemers ‘evenwichtig’ moet zijn. 

Daarnaast is wettelijk bepaald dat er een ‘hoorrecht’ geldt voor het transitieplan. Dit betekent dat de werkgever de vereniging van pensioengerechtigden en/of vereniging van premievrije polishouders de gelegenheid moet geven om een oordeel uit te spreken over het transitieplan. Bij Philips wordt in het kader van het hoorrecht gesproken met de Federatie van Philips Verenigingen van Gepensioneerden. Sociale partners koppelen terug hoe zij de inbreng van de FPVG hebben meegenomen in de besluitvorming.

4. Voorlopige bestuursbesluiten

Het Bestuur van Philips Pensioenfonds moet aan de hand van het definitieve transitieplan toetsen of de keuzes van sociale partners uitvoerbaar zijn. Hierbij gaat het niet alleen om administratieve uitvoerbaarheid, maar nadrukkelijk ook om aspecten als: betaalbaar (is de premie die sociale partners afspreken voldoende om de ambitie waar te maken), uitlegbaar (is de pensioenregeling te begrijpen voor deelnemers) en bovenal evenwichtig.

Over dat laatste aspect: als Pensioenfonds zijn wij wettelijk verplicht om ‘evenwichtige’ besluiten te nemen. Wat dat precies betekent, zegt de wet niet. Wel is duidelijk dat er meestal meerdere besluiten mogelijk zijn, die allemaal evenwichtig kunnen zijn. Belangrijk is dat wij bij al onze besluiten in ieder geval zorgvuldig de gevolgen voor alle deelnemersgroepen in kaart moeten brengen en de voor- en nadelen tegen elkaar moeten afwegen. Het Bestuur toetst de besluiten van sociale partners dus aan het criterium ‘evenwichtigheid’. In de praktijk hebben wij in de voorbereidingsfase al de nodige informatie met de sociale partners gedeeld. Zodat zij bij het nemen van de besluiten al weten welke gevolgen deze hebben voor de deelnemers. 

De bestuursbesluiten over de uitvoerbaarheid van de nieuwe pensioenregeling moeten volgens planning vóór het eind 2024 worden afgerond. Die planning is erop gericht om de stukken tijdig aan te leveren bij de toezichthouders, zie ook toelichting hieronder. Voor een deel gaat het hier om zogenoemde ‘voorgenomen besluitvorming’. Dat komt doordat voor bepaalde besluiten definitieve besluitvorming pas mogelijk is nadat het Verantwoordingsorgaan een advies heeft kunnen uitbrengen. 

6. Definitieve besluitvorming

Als de adviezen van het Verantwoordingsorgaan positief zijn, kan direct daarna de definitieve besluitvorming in het Bestuur plaatsvinden. Zijn de adviezen niet (allemaal) positief? Dan zal het Bestuur de besluiten heroverwegen en mogelijk zelfs nader afstemmen met sociale partners. In dat geval kan pas daarna definitieve besluitvorming plaatsvinden. 

Op dit moment is wettelijk geregeld dat de vastlegging van de bestuursbesluiten uiterlijk op 1 juli 2025 moet worden voorgelegd aan de toezichthouders De Nederlandsche Bank (DNB) en de Autoriteit Financiële Markten (AFM). De bestuursbesluiten van het Pensioenfonds die voortkomen uit het transitieplan, moeten vastgelegd worden in drie voorgeschreven documenten:
 

• Het implementatieplan: hierin staan de technische uitvoerbaarheid, de kosten en de risico’s van invoering van de nieuwe pensioenregeling en omzetten van de opgebouwde pensioenen naar de nieuwe pensioenregeling (invaren) centraal. Het implementatieplan brengt de verschillende onderwerpen op hoofdlijnen samen en beziet deze zoveel mogelijk in samenhang.
• Het communicatieplan: het communicatieplan is onderdeel van het implementatieplan. In het communicatieplan beschrijft het Pensioenfonds op welke wijze deelnemers geïnformeerd worden over de gevolgen van de wijziging van de pensioenregeling. Daarnaast moet beschreven worden op welke wijze gecommuniceerd wordt over een mogelijke compensatie in verband met het afschaffen van de zogenoemde doorsneepremie (klik hier voor vragen en antwoorden over dit onderwerp) en hoe die compensatie wordt gefinancierd.   
• Het invaarsjabloon: een Excel-file waarin volgens een vast stramien vragen over de nieuwe regeling en de overgang naar die nieuwe regeling beantwoord moeten worden.

Voorbereiding uitvoering nieuwe pensioenregeling

Los van alle besluiten die genomen moeten worden door sociale partners en het Bestuur van het Pensioenfonds, moeten we ook voorbereid zijn op de uitvoering van de nieuwe pensioenregeling. Hier komt veel bij kijken wat niet altijd allemaal zichtbaar is voor u als deelnemer. Een paar elementen licht ik er hier graag voor u uit.
 

Een robuuste pensioenadministratie
Philips Pensioenfonds administreert de pensioenen van bijna 100.000 deelnemers. Elk pensioen is gebaseerd op gegevens van de deelnemer die vastliggen in de administratie. Denk aan: hoogte van het salaris, aantal dienstjaren en ontvangen en gemiste indexatie. Voor een pensioenfonds is een goede kwaliteit van de gegevens in de administratie en de robuustheid van het IT-systeem waarin de pensioenregeling wordt geadministreerd, dan ook van cruciaal belang. Als straks de opgebouwde en ingegane pensioenen worden omgezet naar de nieuwe pensioenregeling, willen wij als Bestuur met een maximaal mogelijke zekerheid kunnen stellen dat die zaken op orde zijn en blijven. Daarom heeft risicobeheersing op het vlak van datakwaliteit en geschiktheid van het administratiesysteem onze bijzondere aandacht. In het implementatieplan wordt in detail vastgelegd hoe wij hier precies aan werken. Hieronder alvast twee voorbeelden:
 

• Kwaliteit van deelnemersgegevens
  Philips Pensioenfonds voert voorafgaand aan de daadwerkelijke omzetting van uw pensioen een groot aantal checks uit op de gegevens in de administratie. Een voorbeeld van een dergelijke controle is de jaarlijkse vergelijking van de deelnemersgegevens van het Pensioenfonds en de werknemersadministratie van de aangesloten ondernemingen. Een dergelijke vergelijking voeren wij ook periodiek uit met de gegevens uit de Basisregistratie Personen van de overheid. Zo houden we de gegevens actueel en juist. 
   
• Aanpassing IT-systemen
  Vooraf wordt vastgelegd waar het aangepaste IT-systeem aan moet voldoen. Voordat het systeem in gebruik wordt genomen, vinden uitvoerige testen plaats. Het systeem wordt pas in gebruik genomen als die testen positief zijn verlopen. Een voorbeeld van een test is dat applicaties die gekoppeld zijn aan het IT-systeem, zoals de Pensioenplanner, ook blijven werken als er veel deelnemers tegelijk gebruikmaken van die applicatie. Het systeem wordt dan getest op piekbelasting; dit noemen we ook wel een ‘load test’.
   

Voldoen aan wet- en regelgeving en vastlegging in pensioenreglement
In het implementatieplan wordt vastgelegd hoe het Pensioenfonds de pensioenregeling kan uitvoeren volgens de wettelijke regels. Vervolgens moet het pensioenreglement worden opgesteld, waarin de nieuwe pensioenregeling is vastgelegd. 

Wat betekent de nieuwe pensioenregeling voor u?
Wij moeten elke deelnemer inzicht geven in wat de wijziging van de pensioenregeling voor hem/haar persoonlijk betekent. Om te zorgen dat elk pensioenfonds hier voldoende aandacht aan besteedt en de communicatie afstemt op het eigen deelnemersbestand, is in de wet vastgelegd dat elk pensioenfonds een communicatieplan moet opstellen. De wet schrijft enkele communicatiemomenten voor: zo krijgt u als deelnemer voorafgaand aan de uiteindelijke omzetting een pensioenoverzicht met de voorlopige pensioenbedragen in de nieuwe pensioenregeling. Hoe uw pensioensituatie er werkelijk uitziet, weten we pas op het moment van omzetting. We zijn immers afhankelijk van de financiële omstandigheden op dat moment. U ontvangt daarom na omzetting een definitief pensioenoverzicht met de pensioenbedragen op het moment van overgang. 

Bij alle communicatie is het belangrijk dat we oog hebben voor de specifieke gevolgen voor verschillende deelnemersgroepen. In het communicatieplan wordt dat uitgewerkt.

Inrichten beleggingsbeleid
Voor de nieuwe pensioenregeling geldt een nieuw beleggingsbeleid. Dit beleggingsbeleid moet onder andere worden gebaseerd op de voorkeuren van onze deelnemers. Misschien heeft u begin 2024 ook uw inbreng hiervoor gegeven via het risicopreferentieonderzoek. Om de pensioenvermogens van de deelnemers vanaf de ingang van de nieuwe pensioenregeling te beleggen volgens dit nieuwe beleid, moeten veel voorbereidingen worden getroffen.